Datenschutz
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend darüber, wie die Webagentur Hochmeir e.U. personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen und die Software-as-a-Service-Anwendung „EagleDesk“ – eine mandantenfähige Lösung für die österreichische Arbeitskräfteüberlassung (Personalleasing) – nutzen. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) und den weiteren anwendbaren Vorschriften. Bitte beachten Sie, dass wir hinsichtlich der von unseren Kunden in die Anwendung eingegebenen Personaldaten der überlassenen Arbeitskräfte als Auftragsverarbeiter tätig werden, während für unsere eigene Website und die Geschäftsanbahnung der nachstehend genannte Verantwortliche zuständig ist.
1. Verantwortlicher & Datenschutz-Kontakt
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Website und der Geschäftsanbahnung ist:
Inhaber / Geschäftsführer: Jonathan Hochmeir
Moorweg 7, 4845 Rutzenmoos, Österreich
Firmenbuch FN 597527 t · Landesgericht Wels
UID-Nummer: ATU78855106
Telefon: +43 680 2208354
E-Mail: hello@eagledesk.at
Für sämtliche Fragen zum Datenschutz, zur Verarbeitung Ihrer Daten sowie zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit unter hello@eagledesk.at oder telefonisch unter +43 680 2208354 an uns wenden. Der Datenschutz-Kontakt ist mit dem oben genannten Verantwortlichen identisch; ein gesonderter Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt (siehe Abschnitt 15). Wir bearbeiten Ihre Anliegen ohne unangemessene Verzögerung, in der Regel innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.
2. Geltungsbereich, Begriffe & Grundsätze der Verarbeitung
Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere öffentliche Website, für die Geschäftsanbahnung sowie für den Betrieb der Anwendung EagleDesk, soweit wir dabei selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; „Verarbeitung“ ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit solchen Daten, etwa das Erheben, Speichern, Verändern, Verwenden, Übermitteln oder Löschen.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten stets im Einklang mit den Grundsätzen des Art. 5 DSGVO: rechtmäßig, nach Treu und Glauben und in nachvollziehbarer Weise; zweckgebunden; auf das notwendige Maß beschränkt (Datenminimierung); sachlich richtig und aktuell; nur so lange wie erforderlich gespeichert (Speicherbegrenzung); sowie mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen abgesichert (Integrität und Vertraulichkeit). Die Einhaltung dieser Grundsätze können wir auf Verlangen nachweisen (Rechenschaftspflicht).
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO besteht. Je nach Verarbeitung stützen wir uns konkret auf folgende Grundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) – sofern Sie uns für einen bestimmten Zweck Ihre Einwilligung erteilt haben; eine solche Einwilligung holen wir derzeit auf der Website nicht ein, da kein Tracking und kein Newsletter eingesetzt werden.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen) – für die Begründung, Durchführung und Abwicklung des Nutzungsverhältnisses an der Anwendung EagleDesk sowie zur Bearbeitung Ihrer Anfragen im Vorfeld eines Vertrags.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c (rechtliche Verpflichtung) – soweit wir gesetzlich verpflichtet sind, Daten zu verarbeiten oder aufzubewahren, etwa nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigte Interessen) – zur Gewährleistung von IT-Sicherheit und Stabilität (Server-Logfiles, technisch notwendige Cookies), zur Abwehr von Missbrauch sowie zum Betrieb und zur Verbesserung des Dienstes, jeweils nach Abwägung mit Ihren schutzwürdigen Interessen.
Für die im Auftrag unserer Kunden verarbeiteten Personaldaten der Leiharbeiter ist nicht der Betreiber, sondern der jeweilige Kunde als Verantwortlicher für die Rechtsgrundlage zuständig (siehe Abschnitt 8).
4. Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website und der Anwendung verarbeitet der Server aus technischen Gründen automatisch bestimmte Daten, die Ihr Browser übermittelt. Erhoben werden insbesondere: gekürzte bzw. vollständige IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene URL bzw. Datei, der HTTP-Statuscode, die übertragene Datenmenge, die Referrer-URL, der verwendete Browsertyp samt Version sowie das Betriebssystem.
Zweck dieser Verarbeitung ist die technische Auslieferung der Seiten, die Gewährleistung von Systemstabilität und IT-Sicherheit, die Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie die Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einem sicheren und störungsfreien Betrieb. Logdaten werden nur kurzzeitig gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert; eine über die genannten Zwecke hinausgehende Auswertung oder Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.
5. Cookies & lokale Speicherung
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken ein. Diese dienen Grundfunktionen wie der Verwaltung Ihrer Sitzung (Session-Cookie) und dem Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF-Token). Die in der Anwendung verwendeten Sessions sind verschlüsselt. Ohne diese Cookies wäre ein sicherer Login und Betrieb der Anwendung nicht möglich.
Da es sich um unbedingt erforderliche Cookies handelt, ist deren Einsatz nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einwilligungsfrei; ein Cookie-Consent-Banner ist daher nicht erforderlich. Wir setzen keine Analyse-, Tracking-, Statistik- oder Werbe-Cookies und keine Dienste von Drittanbietern zur Reichweitenmessung ein. Sollten wir künftig optionale Cookies einführen, werden diese erst nach Ihrer ausdrücklichen, jederzeit widerrufbaren Einwilligung gesetzt.
6. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns über das Anfrageformular auf unserer Website kontaktieren, verarbeiten wir Firma, Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, die Anzahl Ihrer Arbeitskräfte, Ihr Anliegen, Ihre bisherige Software und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahme). Die Angaben werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für den Vertrieb zugänglich. Nicht gewonnene Anfragen löschen wir 12 Monate nach der letzten Aktivität. Eine IP-Adresse wird im Anfrage-Datensatz nicht gespeichert; zum Schutz vor Missbrauch wird sie kurzzeitig nur als gesalzener Hash gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wenn Sie sich in die Warteliste eintragen, melden wir uns zum Betastart persönlich per E-Mail bei Ihnen. Das geschieht nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über den Link in einer Bestätigungs-E-Mail bestätigen (Double-Opt-In). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen — über den Abmeldelink der Bestätigungs-E-Mail oder mit einer kurzen Nachricht an uns. Nicht bestätigte Einträge löschen wir nach 14 Tagen, die Warteliste spätestens drei Monate nach dem Betastart (ohne Betastart spätestens nach 24 Monaten). E-Mails versenden wir über unseren E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, siehe Abschnitt 9).
Wenn wir Ihnen ein Angebot erstellen, verarbeiten wir Firma, Name der Ansprechperson und E-Mail-Adresse zusammen mit dem Angebotsinhalt, um Ihnen das Angebot als PDF per E-Mail zu senden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Versendete Angebote bewahren wir als Geschäftsbriefe sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf (§ 212 UGB, § 132 BAO); nie versendete Entwürfe löschen wir zwölf Monate nach der letzten Änderung.
Wenn Sie uns per E-Mail (auch über den E-Mail-Link im Kontaktbereich), telefonisch oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen freiwillig angegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Diese Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Nutzung der Anwendung EagleDesk
EagleDesk ist eine mandantenfähige SaaS-Plattform für die österreichische Arbeitskräfteüberlassung. Die nachstehenden Angaben betreffen die Verarbeitung im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung der Anwendung.
7.1 Account- & Nutzungsdaten
Für registrierte Nutzerinnen und Nutzer verarbeiten wir Account-Daten (Name, E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort, Rolle und Berechtigungen, Einstellungen der App-basierten Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels TOTP sowie die Mandanten-Zugehörigkeit). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Diese Daten sind erforderlich, um Ihnen einen sicheren, personalisierten Zugang zur Anwendung bereitzustellen. Melden Sie sich mit einem Passkey an, speichern wir dessen öffentlichen Schlüssel, eine Bezeichnung und den Zeitpunkt der letzten Nutzung; Fingerabdruck oder Gesicht verlassen Ihr Gerät nicht. Zum Schutz vor Missbrauch führen wir ein Anmeldeprotokoll (Zeitpunkt, Methode, Ergebnis, Browser und Betriebssystem in Kurzform; IP-Adresse und eingegebene Kennung nur als nicht umkehrbarer Prüfwert), das nach 90 Tagen automatisch gelöscht wird, und sperren wiederholte Fehlversuche vorübergehend (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 32 DSGVO).
7.2 Audit-Log & Sicherheitsprotokolle
Zur Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge und zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht führen wir ein Audit-Log über Anmeldungen, Änderungen und Zugriffe auf Datensätze. Das Audit-Log ist so gestaltet, dass es keine personenbezogenen Inhalte im Klartext enthält. IP-Adresse und Browserkennung werden nur 90 Tage gespeichert und danach anonymisiert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Missbrauchsabwehr nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7.3 Von Kunden eingegebene Personaldaten
Soweit Sie als Kunde (Personaldienstleister) Personaldaten Ihrer überlassenen Arbeitskräfte und Bewerber in die Anwendung eingeben – etwa Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Staatsbürgerschaft, Qualifikationen, Einsätze, Lichtbilder sowie hochgeladene Dokumente – erfolgt dies in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten hierzu regelt Abschnitt 8.
7.4 Kostenloser Testzugang (Registrierung nach persönlicher Einladung)
Wenn Sie nach unserer persönlichen Einladung einen kostenlosen Testzugang anlegen, verarbeiten wir Firma, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und optional die UID-Nummer, um den Zugang nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse (Double-Opt-In) einzurichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahme). Diese Angaben speichern wir verschlüsselt; mit der Bestätigung werden sie aus der Registrierung entfernt und liegen nur noch im angelegten Mandanten- bzw. Benutzerkonto. Zum Schutz vor Missbrauch (ein Test je Firma, E-Mail-Adresse und UID) speichern wir zusätzlich nicht umkehrbare Prüfwerte (Hashes) dieser Angaben sowie einen gesalzenen Hash Ihrer IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch). Wir setzen dafür kein CAPTCHA eines Drittanbieters ein. Anfragen mit privater E-Mail-Adresse (z. B. von einem Freemail-Anbieter) prüfen wir persönlich; ohne Entscheidung wird die Anfrage nach 14 Tagen als nicht angenommen behandelt. Über eine Ablehnung oder Sperre entscheidet stets eine Person bei uns; auf Wunsch prüfen wir sie erneut. Bei missbräuchlicher Nutzung tragen wir nicht umkehrbare Prüfwerte (Hashes) von E-Mail-Adresse, Domain oder UID zusammen mit einem gekürzten Anzeigehinweis (z. B. „d***.at“), dem Grund und gegebenenfalls einer Befristung in eine Sperrliste ein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); befristete Sperren löschen wir nach Ablauf, unbefristete bestehen bis zur Aufhebung durch uns. Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir nach 7 Tagen, Registrierungen in Prüfung oder abgelehnte nach 30 Tagen und den IP-Hash nach 30 Tagen. Den Nachweis Ihrer Zustimmung zu den Testbedingungen (Version und Zeitpunkt) bewahren wir für die Dauer des Zugangs und danach bis zu 3 Jahre auf. Einrichtungstipps per E-Mail senden wir nur mit Ihrer gesonderten, freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, ausgenommen unser E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, siehe Abschnitt 9); in Drittländer übermitteln wir nicht.
8. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
Beim Betrieb der Anwendung EagleDesk verarbeitet die Webagentur Hochmeir e.U. die von ihren Kunden (Personaldienstleistern) eingegebenen Personaldaten der überlassenen Arbeitskräfte ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt der jeweilige Kunde, der über Zwecke und Mittel der Verarbeitung dieser Daten entscheidet. Wir entscheiden insoweit nicht eigenständig über die Verarbeitung und verfolgen keine eigenen Zwecke mit diesen Daten.
Mit jedem Kunden wird vor der Verarbeitung ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen. Dieser verpflichtet uns insbesondere dazu, die Personaldaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden zu verarbeiten (Weisungsbindung), alle mit der Verarbeitung befassten Personen zur Vertraulichkeit zu verpflichten, die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, den Kunden bei der Erfüllung von Betroffenenrechten sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldepflichten zu unterstützen und die Daten nach Beendigung des Auftrags nach Wahl des Kunden zu löschen oder zurückzugeben. Die Rückgabe erfolgt über den Datenexport der Anwendung; 90 Tage nach Vertragsende werden die Daten nach Ankündigung 30 und 7 Tage vorher automatisch und vollständig gelöscht (siehe Abschnitt 13).
Die mandantenfähige Architektur stellt sicher, dass die Daten der einzelnen Kunden logisch voneinander getrennt und durch die pro-Mandant abgeleitete Feldverschlüsselung zusätzlich gegeneinander abgeschottet sind (siehe Abschnitt 12). Betroffene Personen (überlassene Arbeitskräfte) wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte primär an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen; wir unterstützen den Verantwortlichen hierbei im Rahmen des AVV.
8.1 Newsletter- und Anruf-Einwilligung von Ansprechpartner:innen unserer Kunden
- Eingewilligt ist erst, wer die Anmeldung über einen persönlichen, 30 Tage gültigen Bestätigungslink aktiv bestätigt (Double-Opt-in); das bloße Öffnen des Links ändert nichts. Einladungs-E-Mails, die um diese Einwilligung bitten, versendet die Anwendung nicht.
- Jede Anmeldung, jeder Widerruf, Import und jede manuelle Erfassung wird als Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO gespeichert – mit Zeitpunkt und Quelle, ohne IP-Adresse. Nachweise früherer Einladungen bleiben bis zum Ende ihrer Frist gespeichert.
- Jeder Newsletter enthält einen Abmeldelink (auch als One-Click-Abmeldung); der Widerruf wirkt sofort. Werbung erhalten nur Personen mit Einwilligung und ohne Werbesperre.
- Werbeanrufe: Kunden können die Einwilligung ihrer Ansprechpartner:innen in Werbeanrufe mit Datum, Nachweis und Widerruf dokumentieren. Telefonkampagnen mit dem Zweck Werbung erreichen nur Personen mit gültiger Einwilligung; der Nachweis wird verschlüsselt gespeichert und 3 Jahre nach einem Widerruf gelöscht.
- Die Newsletter-Nachweise werden 3 Jahre nach dem Widerruf bzw. der Ablehnung gelöscht, Nachweise früherer Einladungen ohne Reaktion 3 Jahre nach dem letzten Vorgang. Verantwortlich für Newsletter und Werbeanrufe ist der jeweilige Kunde; wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, § 174 TKG 2021 (Werbeanrufe: § 174 Abs 1, E-Mail-Werbung: § 174 Abs 3 und 4).
9. Empfänger & Sub-Auftragsverarbeiter
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder durch eine Rechtsgrundlage gedeckt ist. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
Zur Bereitstellung der Anwendung setzen wir sorgfältig ausgewählte Sub-Auftragsverarbeiter ein, die hinreichende Garantien gemäß Art. 28 DSGVO bieten – insbesondere Hosting- und Infrastruktur-Anbieter, deren Rechenzentren innerhalb der EU betrieben werden. Mit diesen Sub-Auftragsverarbeitern bestehen entsprechende vertragliche Vereinbarungen. Soweit wir im Verhältnis zu unseren Kunden selbst Auftragsverarbeiter sind, erfolgt der Einsatz von Sub-Auftragsverarbeitern im Rahmen der mit dem jeweiligen Kunden getroffenen Vereinbarungen.
10. Hosting & Datenstandort
Die Anwendung EagleDesk und die zugehörigen Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union – konkret in Deutschland – gehostet. Der Betrieb erfolgt containerbasiert mit Docker hinter einem Traefik-Reverse-Proxy; die Transportverschlüsselung wird über automatisch ausgestellte Let's-Encrypt-TLS-Zertifikate gewährleistet, und HTTPS/TLS wird erzwungen.
Durch den EU-Datenstandort unterliegen die Daten dem Schutzniveau der DSGVO. Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR findet im Regelbetrieb nicht statt. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Hosting-Dienstleisters ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 28 DSGVO.
11. Drittlandübermittlung
Grundsätzlich findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR statt; sämtliche Verarbeitungen erfolgen innerhalb der Europäischen Union. Sollte eine Übermittlung in ein Drittland ausnahmsweise erforderlich werden, erfolgt diese nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
In diesem Fall stützen wir die Übermittlung entweder auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) oder auf geeignete Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO, insbesondere die von der Kommission genehmigten EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCC), erforderlichenfalls ergänzt um zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Über eine etwaige Drittlandübermittlung und die hierfür getroffenen Garantien informieren wir gesondert.
12. Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO – technische & organisatorische Maßnahmen
Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau sicherzustellen und personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.
Im Einzelnen umfassen die Maßnahmen insbesondere:
- Pro-Mandant-Feldverschlüsselung: Sensible personenbezogene Felder werden in der Datenbank feldweise verschlüsselt gespeichert (CipherSweet/AEAD), wobei für jeden Mandanten ein eigener, abgeleiteter Schlüssel verwendet wird. Dadurch sind die Datenbestände der einzelnen Mandanten kryptografisch gegeneinander abgeschottet.
- Verschlüsselte Dokumente & Mitarbeiterfotos: Hochgeladene Dokumente und Lichtbilder werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert (at rest) und ausschließlich über authentifizierte In-App-Routen ausgeliefert.
- Pseudonymisierung & Blind-Index-Suche: Suchvorgänge über verschlüsselte Felder erfolgen über Blind-Indizes, sodass durchsuchbare Funktionalität bereitgestellt wird, ohne Klartext-Daten preiszugeben.
- Audit-Log ohne Klartext-PII: Sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert, ohne personenbezogene Inhalte im Klartext zu speichern. IP-Adresse und Browserkennung werden nur 90 Tage gespeichert und danach anonymisiert.
- Zugriffskontrolle: Ein rollenbasiertes Rechtekonzept beschränkt den Zugriff auf das jeweils Erforderliche; ergänzend kommt eine App-basierte Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) zum Einsatz.
- Transport- & Sitzungssicherheit: Die gesamte Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über erzwungenes HTTPS/TLS; die Sessions selbst sind verschlüsselt.
- Verfügbarkeit & Belastbarkeit: Der containerbasierte Betrieb hinter Traefik mit Let's-Encrypt-TLS unterstützt einen sicheren und stabilen Betrieb der Systeme und Dienste.
Diese Maßnahmen gewährleisten die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Verarbeitungssysteme im Sinne des Art. 32 Abs. 1 DSGVO.
13. Speicherdauer & Löschkonzept
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten – etwa nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften – dies vorsehen. Für die Anwendung EagleDesk sind definierte Aufbewahrungsfristen hinterlegt, nach deren Ablauf die betroffenen Daten automatisiert entfernt werden.
Hierzu betreiben wir einen automatischen Löschlauf, der Datensätze nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Frist löscht oder anonymisiert. Im Auftrag eines Kunden verarbeitete Personaldaten werden gemäß den Weisungen des Kunden und den Vorgaben des AVV aufbewahrt und nach Beendigung des Auftrags nach Wahl des Kunden gelöscht oder zurückgegeben. Auf Verlangen stellen wir betroffenen Personen bzw. dem Verantwortlichen eine DSGVO-Auskunft als strukturierten Export bereit.
Testzugänge und Vertragsende: Wird ein kostenloser Testzugang nicht auf ein bezahltes Paket umgestellt oder endet ein Vertrag durch Kündigung, bleibt der Zugang zunächst im Lesemodus und wird 90 Tage nach Test- bzw. Vertragsende automatisch und vollständig samt allen Daten, Dokumenten und Zugängen gelöscht. 30 und 7 Tage vorher kündigen wir die Löschung den Admins des Zugangs per E-Mail an – bis dahin ist ein vollständiger Datenexport möglich. Erhalten bleiben nur die gesetzlich aufzubewahrenden Abrechnungsnachweise (z. B. Bestellungen, BAO) ohne Personendaten von Arbeitskräften und Kunden.
13.1 Speicherdauer je Kategorie
Die folgende Übersicht wird aus dem zentralen Verarbeitungsregister der Anwendung erzeugt. Sie nennt ausschließlich Kategorien und enthält keine Kunden- oder Personendaten. Kunden (Verantwortliche) können im Rahmen ihres Löschkonzepts kürzere Fristen festlegen; gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor.
| Verarbeitung | Speicherdauer |
|---|---|
| Mitarbeiter:innen | |
| Mitarbeiter-Stammdaten | Bis zum je Datensatz hinterlegten Aufbewahrungsende Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre für lohn- und abrechnungsrelevante Unterlagen |
| Berufserfahrung (Lebenslauf) | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Ausbildung (Lebenslauf) | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Dienstverhältnisse (DV-Historie) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Ende des Dienstverhältnisses) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des DV-Endes |
| Pfändungen und Exekutionen (Lohnpfändung, Abtretung, Abschöpfungsverfahren) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erledigung) Gesetzliche Aufbewahrung: 7 Jahre nach Erledigung (ab Ende des Kalenderjahres der Erledigung bzw. Aufhebung) |
| Angehörige und Notfallkontakte der Mitarbeiter:innen | Gemeinsam mit der Personalakte (Löschung des Mitarbeiter-Stammsatzes kaskadiert) |
| Beurteilungen der Mitarbeiter:innen (intern und durch den Beschäftiger) | 3 Jahre nach dem Austritt automatisch endgültig gelöscht (täglicher Lauf model:prune, samt Änderungsprotokoll); bei einem Wiedereintritt beginnt die Frist mit dem nächsten Austritt neu |
| Fördermaßnahmen der Mitarbeiter:innen (Weiterbildung, Förderantrag) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Ende der Maßnahme) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO bzw. Förderrichtlinien: 7 Jahre |
| Ausweise und Arbeitsberechtigungen der Mitarbeiter:innen | Ausweiskopien (Reisepass, Personalausweis, sonstige Ausweise): 3 Jahre nach dem Austritt automatisch endgültig gelöscht, samt zugeordnetem Scan, sofern kein anderer Datensatz auf ihn verweist und die Aufbewahrungsfrist seiner Dokumentkategorie abgelaufen ist (täglicher Lauf model:prune); bei einem Wiedereintritt beginnt die Frist neu. Ausgenommen sind Arbeitsberechtigungen nach dem AuslBG (Aufenthaltstitel, Rot-Weiß-Rot-Karte, Blaue Karte EU, Beschäftigungs- und Entsendebewilligung) — sie werden mit dem Personalstamm gelöscht (7 Jahre) |
| Qualifikationen der Mitarbeiter:innen | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Eigenschaften der Mitarbeiter:innen | Gemeinsam mit dem Mitarbeiter-Stammsatz (Löschung kaskadiert) |
| Verfügbarkeiten | Aus genehmigten Abwesenheitsanträgen übernommene Einträge folgen dem Antrag (Abwesenheiten: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, § 132 BAO; endgültiges Löschen des Antrags entfernt den Eintrag). Manuelle Einträge gemeinsam mit dem Mitarbeiter-Stammsatz bzw. nach dem Löschkonzept des Mandanten. |
| Einsätze (Überlassungen) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Einsatzende) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Stundenlisten (Arbeitszeitaufzeichnungen) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Lohn- und Rechnungsgrundlage) |
| Tagesbuchungen der Arbeitszeit (Zeiterfassung je Tag) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Belegdatum) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Lohn- und Rechnungsgrundlage); § 26 AZG |
| Stempeluhr: Kommen, Gehen und Pausen (Mitarbeiter-WebApp) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Stempelzeitpunkt) Gesetzliche Aufbewahrung: Arbeitszeitaufzeichnung § 26 AZG, Lohnunterlagen § 132 BAO |
| Stempeluhr: Tagesabschluss und Regelprotokoll | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Belegdatum) Gesetzliche Aufbewahrung: Wie die Stundenliste (§ 26 AZG, § 132 BAO) |
| Tagesnotizen der Arbeitskraft zur Zeiterfassung (Mitarbeiter-WebApp) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Belegdatum) Gesetzliche Aufbewahrung: Wie die Stundenliste (§ 26 AZG, § 132 BAO); Löschung mit der Stundenliste |
| Zeitkonten (Stunden-, Urlaubs- und Zeitausgleichssalden) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevant) |
| Zeitkonto-Buchungen (Gleitzeit, Zeitausgleich, Überstunden, Urlaub und eigene Töpfe) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Belegdatum) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevant) |
| ZA-Vereinbarungen (Überstunden auf Zeitausgleich) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Beginn der Vereinbarung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevant) |
| Schwerarbeitsmonate je Mitarbeiter:in (Erfassung nach der Schwerarbeitsverordnung, ohne Meldung) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevante Unterlage) |
| Unterbrechungen des Dienstverhältnisses (Karenz, Beschäftigungsverbot nur als Zeitraum, Präsenz- und Zivildienst, Bildungskarenz, unbezahlter Urlaub, Kurzarbeit und Altersteilzeit als Kennzeichen) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Ende der Unterbrechung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevante Unterlage) |
| BUAK-Monate (bestätigte BUAG-Pflicht, Anwartschaften, Zuschläge und Schlechtwetter im Probelauf) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Bestätigung des BUAK-Monats) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevante Unterlage) |
| Lohnläufe (Probelauf je Abrechnungsmonat) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Abrechnungen je Dienstverhältnis (Probelauf) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Zeilen der Probelauf-Abrechnungen (Lohnarten) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Versandstatus der Auszahlungsnachweise | 8 Jahre ab Erfassung |
| Sammel-PDFs der Auszahlungsnachweise (Hintergrundauftrag, 24 Stunden) | 1 Tag ab Erfassung |
| Zeilen der Lohn-Buchungslisten (Beträge je Konto und Abrechnung) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Lohnübergaben (Übergabeprotokoll und verschlüsselte Übergabedateien) | 8 Jahre ab Erfassung |
| Zeilen der Lohnübergaben (Bewegungsdaten je Mitarbeiter:in, Basis für Differenzläufe) | 8 Jahre ab Erfassung |
| Stammdaten-Stand der Lohnübergaben (Schlüssel-Hash je Mitarbeiter:in) | 8 Jahre ab Erfassung |
| Rückstellungen je Dienstverhältnis (Urlaub, ZA, Jubiläum, DG-Anteile, Sonderzahlungen) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Stichtag der Rückstellung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 212 UGB, § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Positionen rückwirkender KV-Erhöhungen (Differenz je Probelauf-Abrechnung bzw. Rechnungsposition) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Pfändungs-Tilgungen aus dem Lohn-Probelauf (Restforderung je Pfändung) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (wie die Probelauf-Abrechnungen) |
| Akontos und Vorschüsse (bereits ausbezahlt, Tilgung im Lohn-Probelauf) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Tilgungen von Akontos/Vorschüssen aus dem Lohn-Probelauf (Saldo je Akonto/Vorschuss) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (wie die Probelauf-Abrechnungen) |
| Nachzahlungen (SV im Anspruchsmonat, Lohnsteuer und DB/DZ/KommSt im Auszahlungsmonat; Lohn-Probelauf) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevante Unterlage) |
| All-In- und Pauschalvereinbarungen (Pauschale, Grundlohn § 2g AVRAG, Aufzeichnung nur Abweichungen, Kundenpauschale; Lohn-Probelauf) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevante Unterlage) |
| Monatsbestätigungen der fixen Arbeitszeiteinteilung (§ 26 Abs 5a AZG) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 26 AZG (Arbeitszeitaufzeichnung), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevante Unterlage) |
| Deckungsprüfungen der All-In- und Überstundenpauschalen (Nachzahlungsvorschlag; Lohn-Probelauf) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevante Unterlage) |
| Urlaubskonten je Urlaubsjahr (Anspruch, Übertrag, Verbrauch, Verjährung, Übernahme) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem das letzte Dienstverhältnis endete (mindestens 2555 Tage nach DV-Ende, mit der Personalakte); während eines laufenden Dienstverhältnisses keine Löschung Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevant, Urlaubsersatzleistung) |
| Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand – nur Zeitraum) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Ende der Abwesenheit) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevant) |
| Eignungs- und Folgeuntersuchungen | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Arbeitsunfälle | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz Gesetzliche Aufbewahrung: § 16 ASchG (Aufzeichnung von Arbeitsunfällen) |
| Zertifikate und Nachweise | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Unterweisungen und Schulungen | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Schulungsteilnahmen (Teilnehmerlisten) | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| PSA-Ausgaben (persönliche Schutzausrüstung) | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Arbeitsmittel-Ausgaben (Übergabe und Rückgabe) | 3 Jahre ab Rückgabe des Arbeitsmittels |
| Lagerbewegungen (Ausgabe/Rückgabe von Mengenartikeln) | 3 Jahre ab Erfassung |
| Werkzeugkisten-Ausgaben | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Soll-Nachweise aus der Arbeitsplatzinformation (SGU) | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Arbeitsplatzinformation je Einsatz (§ 12 AÜG, SGU) | Gemeinsam mit dem zugehörigen Einsatz (7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Einsatzendes) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Einstufungs- und KV-Grundlage, lohnrelevant) |
| Spesen und Auslagen | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Belegdatum) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Dienstreisen und Reisekosten | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Reiseende) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Dienstreise-Adressbuch (eigene Orte) | Bis zur Löschung durch die Person in der Mitarbeiter-WebApp, spätestens 90 Tage nach dem Austritt bzw. der Löschung des Personaldatensatzes (automatisch, täglich) |
| Einsatz-Check-ins (Check-in-Agent) | 365 Tage nach Einsatzende (bei unbefristeten, nicht mehr aktiven Einsätzen 365 Tage nach Fälligkeit des Check-ins), automatisch täglich |
| Nachrichten-Threads mit der Disposition (Mitarbeiter-WebApp) | 3 Jahre ab Stichtag |
| Nachrichten mit der Disposition (inkl. Anhänge und KI-Übersetzung) | 1095 Tage (3 Jahre) nach dem Schließen des Threads, gemeinsam mit dem Thread (Anhänge werden dabei gelöscht) |
| Einsatzangebote an Mitarbeiter:innen | 6 Monate ab Entscheidung |
| Einsatzangebote — Rückmeldungen der Mitarbeiter:innen | mit dem Angebot: 180 Tage nach der Entscheidung bzw. nach Ablauf, automatisch täglich |
| Wunschprofil der Mitarbeiter:innen (Einsatzangebote) | jederzeit durch die Person selbst; spätestens mit dem Mitarbeiterdatensatz (FK cascade) |
| Wochenberichte (HSE) | Für die Dauer des Einsatzes; danach Prüfung im Rahmen des Löschkonzepts |
| Visitenkarten | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Fristen und Erinnerungen | Solange der zugrunde liegende Nachweis besteht |
| Dokumente (Uploads) | Je Dokumentkategorie (Aufbewahrungsfrist ab Upload, Dokumentdatum, Jahresende oder Austritt/Einsatzende); Löschsperre bis Fristende, danach Löschung nach menschlicher Prüfung Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (soweit abrechnungsrelevant, je Kategorie konfigurierbar) |
| Erzeugte Dokumente (Dienstzettel, Mitteilungen, Vorlagen) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erstellung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (soweit abrechnungsrelevant) |
| Elektronische Unterschriften | Gemeinsam mit dem unterzeichneten Beleg bzw. Dokument (Aufbewahrungsfrist der Dokumentkategorie) |
| Signaturanfragen (Dokumente zur Unterschrift) | Gemeinsam mit dem Dokument (Aufbewahrungsfrist der Dokumentkategorie); endgültiges Löschen der Fassung entfernt die Anfragen |
| Push-Benachrichtigungen (Mitarbeiter-WebApp und Kundenportal) | Bis zum Widerruf im Browser bzw. zur Deaktivierung des Zugangs zur Mitarbeiter-WebApp oder zum Kundenportal bzw. zur Löschung des Benutzerkontos |
| Schnittstellen-Protokoll (Datenübergaben) | Bis zur Bestätigung der Übergabe; danach Prüfung im Rahmen des Löschkonzepts. DMS-Export: Nutzlast (Dokumentkopie) 90 Tage nach der Bestätigung, automatisch täglich |
| Zustellprotokoll der Webhooks | 3 Monate ab Erfassung |
| Reaktivierungs-Kontakte (ehemalige Mitarbeiter:innen, Talentpool) | 2 Jahre ab Stichtag |
| Suchindex des Dokumentenarchivs (Volltextsuche ohne Klartext) | Mit dem Dokument: sofort beim Löschen des Dokuments bzw. bei der Kategorie-Änderung auf Art. 9, endgültig mit dem Dokument (Frist = Dokument) |
| Posteingang (eingegangene Scans und Dateien bis zur Ablage) | 3 Monate ab Stichtag |
| Erinnerung und Eskalation offener Stundenfreigaben (Protokoll) | 400 Tage ab Erfassung |
| Importierte Lohnjournale der externen Lohnverrechnung (Basis der Payrolling-Faktura) | 9 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) |
| Payrolling-Abrechnungen (Einsatz × Monat auf einer Rechnung, Kostennachweis) | Gemeinsam mit der Rechnung: Aufbewahrung nach § 132 BAO (keine automatische Löschung); ein verworfener Entwurf entfernt seine Abrechnungen Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Einsatz-Rechtsampel: Prüfbefunde vor Einsatzstart (AÜG, AuslBG, ASchG) | Gemeinsam mit dem Einsatz (Löschung des Einsatzes löscht seine Befunde) |
| IKS-Wächter: Vier-Augen-Änderungen kritischer Stammdaten | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Entscheidung) Gesetzliche Aufbewahrung: Wie die Vier-Augen-Freigaben: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Entscheidung (Nachweis); die neuen Werte selbst werden schon mit der Entscheidung gelöscht |
| Prüfungs-Cockpit: Selbstaudit-Läufe (Stichprobe der Belegkette) | 3 Jahre ab Erfassung |
| Prüfungs-Cockpit: Prüfmappen (ZIP mit Belegen, Manifest und Vollständigkeitsprotokoll) | 3 Jahre ab Erfassung |
| Suchindizes verschlüsselter Felder (Blind-Index) | Gemeinsam mit dem indizierten Datensatz |
| Überlassungszeiträume je Einsatz | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Ende des Überlassungszeitraums) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (als Teil der Einsatz-/Abrechnungsunterlagen) |
| Arbeitszeitmodell je Einsatz (Wochentage, Schichten, Soll-Stunden) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (als Teil der Einsatz-/Abrechnungsunterlagen) |
| Schichtplan je Einsatz und Tag (geplante Schicht, Beginn/Ende, Pause, Stunden, Quelle, fixiert) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO / § 26 AZG: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (als Teil der Einsatz-/Abrechnungsunterlagen) |
| Schicht-Zuweisungen je Einsatz (Schichtrad oder feste Schicht, gültig ab/bis, Versatz) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (als Teil der Einsatzunterlagen) |
| Bezahlung und Verrechnung je Zeitart am Einsatz (Entgeltdaten) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (als Teil der Einsatz-/Abrechnungsunterlagen) |
| Vereinbarte Zulagen am Einsatz und fixe Lohnarten (Entgeltdaten) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 76 EStG (Lohnkonto), § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| AZG-Vorausplanung: Hinweise „AZG-Grenze in Sicht" für die Einsatzleitung | 14 Tage ab Stichtag |
| Ersatz-Blitz: Nachbesetzung bei Ausfall (Rundruf-Angebot) | 3 Monate ab Erfassung |
| Ersatz-Blitz: Einwilligung in kurzfristige Einsatzangebote (Push/SMS) | sofort beim Widerruf durch die Person; spätestens mit dem Mitarbeiterdatensatz (FK cascade) |
| Ausfall- & Anschluss-Radar: Meldungen der Disposition (Ersatzvorschläge, Anschluss, unbesetzte Bedarfe) | 3 Monate ab Erledigung |
| Erinnerungen an fehlende Stundeneingaben | 400 Tage ab Stichtag |
| Stundenzettel-Autopilot: Nachfassen bis zur Freigabe | 400 Tage ab Erfassung |
| Stundenschein-Nachweiskontrolle (Stundenschein, Krankenbestätigung, Urlaubsschein je Woche) | 3 Jahre ab Stichtag |
| KI-Stundenzettel (Scans, KI-Vorschlag, Prüfung und Übernahme) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres für übernommene Scans (Beleg der Stundenliste; Archivkopie im DMS, Kategorie Stundenschein). Verworfene Scans sind kein Beleg: Name/Personalnummer werden beim Verwerfen aus dem KI-Vorschlag entfernt, Datensatz und Datei 90 Tage nach dem Verwerfen gelöscht (model:prune, StundenzettelScan::prunable) |
| Kundenzeiten-Import (Läufe) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres für den Lauf als Herkunftsnachweis der Tagesbuchungen (Beleg der Stundenliste); die Rohdatei wird nach 90 Tagen entfernt |
| Kundenzeiten-Import (Prüfzeilen) | 3 Monate ab Erfassung |
| Quartier-Buchungen (Unterkunft von Mitarbeiter:innen) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Abreise) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Beleg der Weiterverrechnung) |
| Kampagnen: Sperrliste nach Opt-out (Mitarbeiter:innen, Bewerber:innen) | Solange die Person gespeichert ist; mit dem Löschen der Mitarbeiter:in bzw. Bewerber:in automatisch gelöscht |
| Personalvorschläge je Angebotsposition | Wie das Angebot; entfällt mit der Angebotsposition bzw. dem Personalvorschlag |
| Personalvorschläge (Mitarbeiter:innen einem Kunden anbieten) | 2 Jahre ab Entscheidung |
| Einsatzkanal: Zustellungen an überlassene Arbeitskräfte (Übersetzung, Lesebestätigung bei „wichtig") | Gemeinsam mit der Mitteilung: 90 Tage nach deren „gültig bis" |
| Hinweisgeberkanal: Meldungen (HSchG) | 5 Jahre ab letzter Bearbeitung des Falls Gesetzliche Aufbewahrung: HSchG: Aufbewahrung 5 Jahre nach letzter Bearbeitung bzw. Übermittlung (Vorbelegung laut Spezifikation, vom Verantwortlichen zu bestätigen) |
| Hinweisgeberkanal: Postfach und Bearbeitungsverlauf | Gemeinsam mit dem Fall: 5 Jahre nach dessen letzter Bearbeitung (HinweisLoeschHandler) Gesetzliche Aufbewahrung: HSchG: gemeinsam mit dem Fall |
| Hinweisgeberkanal: Anhänge (Bilder ohne Metadaten) | Gemeinsam mit dem Fall (Datei nach dem Commit), 5 Jahre nach dessen letzter Bearbeitung Gesetzliche Aufbewahrung: HSchG: gemeinsam mit dem Fall |
| Plausibilitätsprüfung: Auffälligkeiten vor Faktura und Lohndaten-Export (mit Quittierung) | 3 Jahre ab Erfassung |
| Förderfälle der gemeinnützigen Überlassung (Betreuungsakte) | Laut Förderauflage: abgeschlossene Förderfälle 10 Jahre (Standard, Annahme, je Programm einstellbar) nach dem spätesten Datum aus Programmende, Abschluss, Förderende und letztem Betreuungskontakt — danach automatisch endgültig gelöscht (täglicher Lauf model:prune, samt Kontakten, Änderungsprotokoll und Fristen); offene Fälle bzw. ohne Programmende keine automatische Löschung; mit der Person (Löschfrist der Person) — läuft die Förderauflage länger bzw. ist der Fall noch offen, wird die Löschung der Person bis zum Ablauf der Auflage zurückgestellt Gesetzliche Aufbewahrung: Förderauflage des Fördergebers (Nachweispflicht), Annahme 10 Jahre nach Programmende |
| Betreuungskontakte der gemeinnützigen Überlassung | Mit dem Förderfall (Förderauflage: abgeschlossene Fälle Standard 10 Jahre nach Programmende, Abschluss und letztem Kontakt) bzw. mit der Person — deren Löschung wird bis zum Ablauf der Förderauflage zurückgestellt Gesetzliche Aufbewahrung: Förderauflage des Fördergebers (Nachweispflicht), Annahme 10 Jahre nach Programmende |
| Startklar: Einsatz-Briefing und Bestätigung am Vorabend | 1 Monat ab Stichtag |
| Verständigung über das Ende der Überlassung (Zustellnachweis) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Einsatzende) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (als Teil der Einsatz-/Abrechnungsunterlagen) |
| Lesebestätigungen der Mitteilungen in der Mitarbeiter-WebApp | Mit der Mitteilung, spätestens 90 Tage nach dem Ende ihrer Sichtbarkeit (täglicher Löschlauf model:prune) |
| Änderungsanträge zu den Stammdaten (Mitarbeiter-WebApp, Online-Bewerbung, Selbstauskunft) | 1 Jahr ab Entscheidung |
| On- und Offboarding-Prozesse (Checklisten je Mitarbeiter:in) | 3 Jahre ab Abschluss bzw. Abbruch des Prozesses |
| Schritte der On- und Offboarding-Prozesse (inkl. Aufgaben in der Mitarbeiter-WebApp) | Gemeinsam mit dem Prozess (3 Jahre nach dessen Abschluss bzw. Abbruch, samt Fristen und Änderungsprotokoll); mit der Person und mit dem Mandanten sofort |
| Eintrittsdaten (Selbstauskunft vor dem ersten Tag, Entwurf bis zur Übernahme durch das Büro) | 1 Monat ab Übernahme der Eintrittsdaten durch das Büro |
| Anhänge der Eintrittsdaten (Foto/PDF von Arbeitsberechtigung, Führerschein, Zertifikaten) | Mit der Übernahme bzw. dem Verwerfen der Angabe sofort; sonst gemeinsam mit dem Entwurf (30 Tage nach der Übernahme, nie eingereichte 30 Tage nach Ablauf des Links, eingereichte ohne Entscheidung nach 90 Tagen); mit der Person und mit dem Mandanten sofort |
| Stempel-Ausweis (QR-Ausweis, PIN, Karte) für die Stempel-Terminals | Bis zum Austritt: ab dem fünften Tag nach dem Austritt (Ende der Nachtschicht am Folgetag plus längstes Offline-Fenster von 72 Stunden für offline gespeicherte Stempelungen) bzw. sobald die Person gelöscht wird, automatisch täglich (model:prune); „Ausweis sperren" ersetzt Schlüssel und Kennung sofort |
| SGU-Realitätschecks (Soll/Ist der Arbeitsplatzinformation durch die Mitarbeiter:in) | 365 Tage nach Einsatzende (Parameter je Mandant; bei unbefristeten, nicht mehr aktiven Einsätzen ab Fälligkeit des Checks), automatisch täglich |
| Beinahe-Unfall- und Gefahrenmeldungen mit Maßnahmenrückmeldung | 3 Jahre (1095 Tage, Parameter je Mandant) nach Erledigung, automatisch täglich samt Foto; offene Meldungen bleiben bis zur Erledigung. Ein verknüpfter Arbeitsunfall folgt seiner eigenen Frist |
| Ausweis-Geräte des digitalen Einsatzausweises | Widerrufene Geräte 90 Tage nach dem Widerruf, alle Geräte ab dem Tag nach dem Austritt bzw. sobald die Person gelöscht wird sowie 30 Tage nachdem der Einsatzausweis beim Mandanten ausgeschaltet bzw. nicht mehr im Paket ist (Entscheid 116), automatisch täglich (model:prune) |
| Protokoll der Prüfungen des digitalen Einsatzausweises | 3 Monate ab Stichtag |
| Versandmarker der Warnung „Einsatzvoraussetzung läuft ab" | 4 Monate ab Stichtag |
| Bewerber:innen | |
| Vermittlungen (vorgestellte und eingestellte Kandidat:innen) | mit Rechnung 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Rechnung (§ 132 BAO), sonst 2 Jahre nach der letzten Änderung – eingestellte, noch nicht abgerechnete frühestens 2 Jahre nach Ende der Garantie; automatisch täglich (samt Fristen und Änderungsprotokoll). Endgültig gelöschte Personen: offene Vermittlungen sofort, abgerechnete ohne Personenbezug Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO (Grundlage des Vermittlungshonorars, soweit abgerechnet) |
| Bewerber:innen | 7 Monate ab Abschluss des Bewerbungsverfahrens (Absage bzw. Schließung der Stelle ohne Einstellung) Gesetzliche Aufbewahrung: §§ 15, 29 GlBG: 6 Monate Geltendmachungsfrist (zuzüglich Zustellpuffer) |
| Bewerbungen | 7 Monate ab letzter Statusänderung Gesetzliche Aufbewahrung: §§ 15, 29 GlBG: 6 Monate Geltendmachungsfrist (zuzüglich Zustellpuffer) |
| Statusverlauf der Bewerbungen | Gemeinsam mit der Bewerbung; nach der Anonymisierung der Bewerber:in ohne Personenbezug für die Statistik (wie applications) |
| Qualifikationen der Bewerber:innen | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Lebenslauf aus der Online-Bewerbung | Wie Bewerber:innen: Dokumentkategorie „Lebenslauf" mit 7 Monaten ab Upload (Aufbewahrungsende am Dokument), danach Löschung nach menschlicher Prüfung Gesetzliche Aufbewahrung: §§ 15, 29 GlBG: 6 Monate Geltendmachungsfrist (zuzüglich Zustellpuffer) |
| Berufserfahrung der Bewerber:innen (Lebenslauf) | Mit der Bewerber:in: Löschung bei deren Anonymisierung (Aufbewahrungsfrist nach Absage bzw. Ende der Talentpool-Einwilligung) |
| Ausbildung der Bewerber:innen (Lebenslauf) | Mit der Bewerber:in: Löschung bei deren Anonymisierung (Aufbewahrungsfrist nach Absage bzw. Ende der Talentpool-Einwilligung) |
| Lebenslauf-Import (Zwischenablage für CV-Parsing und Prüfmaske) | 1 Tag ab Erfassung |
| Eigenschaften der Bewerber:innen | Gemeinsam mit dem Bewerber-Datensatz (Löschung kaskadiert) |
| Persönliche Bewerber-Links (Selbstauskunft, Terminbuchung) | 1 Monat ab Stichtag |
| Gesprächstermine (Planungsagent) | 7 Monate ab Reiseende Gesetzliche Aufbewahrung: §§ 15, 29 GlBG: 6 Monate Geltendmachungsfrist (zuzüglich Zustellpuffer) |
| Job-Suchprofile der Bewerber:innen (Job-Alert) | Mit der Bewerber:in: Löschung bei deren Anonymisierung (Aufbewahrungsfrist nach Absage bzw. Ende der Talentpool-Einwilligung) oder beim Löschen des Profils; Einwilligung bei Widerruf sofort entfernt |
| Suchindex der Lebensläufe (Wortsuche ohne Klartext) | Mit dem Dokument bzw. der Bewerber:in: sofort beim Löschen oder Ersetzen des Lebenslaufs und bei der Anonymisierung der Bewerber:in |
| Zurückgestellte E-Mails (warten auf den SMTP-Server des Mandanten) | 1 Monat ab Erfassung |
| Kundenkontakte | |
| Arbeitsplatzbegehungen beim Beschäftiger | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Belegdatum) Gesetzliche Aufbewahrung: ASchG-Dokumentation der Arbeitsplatzbegehung (Vorschlag: 7 Jahre) |
| Kundenkontakte (inkl. Kundenportal-Zugang) | 3 Jahre (1095 Tage) nach Ende der Geschäftsbeziehung bzw. nach Deaktivierung des Kontakts; Anruf-Einwilligung mit dem Kontakt, deren Datum und Nachweis 3 Jahre (1095 Tage) nach einem Widerruf (täglicher Lauf eagledesk:newsletter-nachweise-bereinigen) |
| Nachweis der Newsletter-Einwilligung (Double-Opt-in, Widerruf, Import, manuelle Erfassung; Nachweise früherer Einladungen) | 3 Jahre (1095 Tage) nach dem Widerspruch (Widerruf oder Ablehnung) bzw. — bei reinen Einladungen ohne Reaktion — nach dem letzten Vorgang (täglicher Lauf eagledesk:newsletter-nachweise-bereinigen); bei bestehender Einwilligung solange der Kontakt besteht |
| Löschvermerk für den Newsletter-Export (gelöschte Ansprechpartner:innen) | 1 Jahr ab Erfassung |
| Kundenanfragen (Personalanforderungen) | Für die Dauer der Geschäftsanbahnung bzw. -beziehung; danach Prüfung im Rahmen des Löschkonzepts |
| Vertriebsaktivitäten (Kontakthistorie) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 212 UGB (Geschäftsbriefe und -unterlagen, 7 Jahre) |
| Kundenfreigabe-Links (Stundenfreigabe) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Freigabebeleg zur Rechnung) |
| Tageweise Stundenfreigabe (Entscheidungen der Freigabekette) | 3 Jahre ab Entscheidung |
| Kenntnisnahme von Abwesenheiten durch den Beschäftiger (Kundenportal) | 3 Jahre ab Stichtag |
| Erinnerungen an Kunden-Freigeber (Stundenfreigabe) | 3 Jahre ab Stichtag |
| Abteilungen des Beschäftigers (Kundenportal-Teamstruktur) | Solange der Kunde besteht; die Zuordnung zur Leitung entfällt mit dem Kontakt |
| Freigabe-Zuständigkeiten von Kundenkontakten (Kundenportal) | Solange der Kontakt besteht; Löschung gemeinsam mit dem Kontakt, der Abteilung bzw. dem Einsatz oder beim Entfernen der Zuständigkeit |
| Beschäftiger-Erklärungen (§ 10/§ 12 AÜG-Angaben des Kunden je Tätigkeit) | Gemeinsam mit dem Kunden; der PDF-Beleg folgt der Aufbewahrung seiner Dokumentkategorie (Vorschlag: 7 Jahre ab Ende der Kundenbeziehung) |
| Preisanpassungen (Anpassung der Verrechnungssätze eines Auftrags mit Zustimmung des Kunden) | Gemeinsam mit dem Kunden bzw. Auftrag; das Schreiben folgt der Aufbewahrung seiner Dokumentkategorie (Vorschlag: 7 Jahre ab Ende der Kundenbeziehung, § 132 BAO) |
| Serienversand: Status je Empfänger:in | 1 Jahr ab Erfassung |
| Serienversand: Anhänge | 1 Monat |
| Kampagnen: Kontakte (Arbeitsliste mit Status und Ergebnis) | 2 Jahre |
| Angebote (Empfänger, Positionen, Preise, Status, Einleitung/Schluss) | 7 Jahre ab Belegdatum |
| Zugriffsprotokoll Vollprofil (Talent Offers, Kundenportal) | gemeinsam mit dem Profilangebot (personalvorschlaege, Fremdschlüssel mit Löschweitergabe) |
| Einsatzkanal: Mitteilungen der Beschäftiger an überlassene Arbeitskräfte | 3 Monate ab Ablauf des Zugangs |
| Einsatzort-Steckbriefe der Beschäftiger (Informationen für überlassene Arbeitskräfte) | Für die Dauer der Geschäftsbeziehung mit dem Beschäftiger; freigegebene Versionen als Nachweis der Information bis 3 Jahre nach Ende der letzten Überlassung an diesen Kunden (zur Prüfung vorgemerkt) |
| Offene Stellen beim Beschäftiger (Stellenboard für überlassene Arbeitskräfte) | 3 Jahre ab Stichtag |
| Änderungsmeldungen zu Kundenanfragen (Kundenportal) | 3 Jahre ab Erfassung |
| Nur-Lese-Links zum Anfrage-Status (ohne Kundenportal-Login) | 14 Tage gültig; 30 Tage nach Ablauf automatisch gelöscht |
| Meilenstein-Mails zum Anfrage-Status (Versandprotokoll) | 3 Jahre ab Erfassung |
| Nachbestellungen aus dem Kundenportal (Wunsch „dieselbe Person") | 3 Jahre ab Erfassung |
| Teamleiter-Scope von Kundenkontakten (Kundenportal) | Solange der Kontakt besteht; Löschung gemeinsam mit dem Kontakt bzw. beim Entfernen des Scopes |
| Verlängerungsanfragen und Endmeldungen zu Einsätzen (Kunde) | 3 Jahre ab Erfassung |
| Serienbrief: Sammel-PDF zum Drucken | 7 Tage ab Erzeugung (automatische Löschung samt Datei durch eagledesk:purge-expired); zusätzlich einzeln abgelegte Briefe nach der Frist erzeugter Dokumente |
| Kunden (Beschäftiger) | |
| Vermittlungsaufträge (Personalvermittlung) | Prüfung durch den Mandanten nach Abschluss des Auftrags; abgerechnete Aufträge 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Rechnung (§ 132 BAO) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO (Grundlage abgerechneter Vermittlungshonorare) |
| Kunden (Beschäftiger) inkl. Ansprechpartner:in | Für die Dauer der Geschäftsbeziehung; danach bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrung. Interessent:innen ohne Geschäftsbeziehung: für die Dauer der Geschäftsanbahnung, danach Prüfung im Rahmen des Löschkonzepts Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre (abrechnungsrelevante Stammdaten) |
| Verkaufschancen (Lead-Pipeline) | Für die Dauer der Geschäftsanbahnung bzw. -beziehung; danach Prüfung im Rahmen des Löschkonzepts |
| Budgets je Kunde (Kosten-Cockpit im Kundenportal) | Solange der Kunde besteht; Löschung mit dem Kunden bzw. Auftrag oder beim Entfernen des Budgets |
| Ausgangsrechnungen | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Rechnungspositionen (Leistung je Arbeitskraft) | Positionen: Aufbewahrung nach § 132 BAO (keine automatische Löschung). Name der Mitarbeiter:in: 2922 Tage nach Anlage der Rechnung automatisch entfernt Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Tagesbezug der Rechnungspositionen (verrechnete Tagesbuchungen) | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (als Teil der Rechnung) |
| Gutschriften | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Positionen der Teilgutschriften | Gemeinsam mit der Gutschrift (Beleg): 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| FiBu-Exportläufe (Monats-Sammelexport an die Finanzbuchhaltung) | Gemeinsam mit den Belegen: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Rechnungsläufe (Protokoll des Sammellaufs der Rechnungen) | Gemeinsam mit den Belegen: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Wiederkehrende Abrechnungen (Abrechnungsvorlagen je Kunde bzw. Einsatz) | Bis zum Löschen der Vorlage bzw. mit dem Kunden; ein gelöschter Einsatz leert den Verweis. Die erzeugten Rechnungen folgen § 132 BAO |
| Zahlungseingänge | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Ratenpläne zu Rechnungen | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Kontoauszüge (Bankabgleich) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Ende des Auszugszeitraums) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Auszugs |
| Bankumsätze und Zuordnungsvorschläge (Bankabgleich) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Buchungstag) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Buchung (Bestandteil des Kontoauszugs) |
| Zuordnungen von Bankumsätzen zu Rechnungen | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bestandteil der Zahlungsbelege) |
| Änderungsverlauf des Rechnungsempfängers | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (wie die Rechnung) |
| Mahnungen | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Versandprotokoll der Belege (Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften) | 8 Jahre ab Erfassung |
| Debitorenkonten je Kunde und Standort (Finanzbuchhaltung) | Für die Dauer der Geschäftsbeziehung; wird mit dem Kunden gelöscht |
| Kassenbuch-Buchungen | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Kennzahlen-Hinweise (proaktive Abweichungsmeldung) | 400 Tage ab Stichtag |
| Akquise-Leads (Lead-Radar): Firmen mit erkanntem Personalbedarf | 6 Monate ab Ablauf des Zugangs |
| Kundenaufträge (Status, KV, Arbeitszeit, Rechnungsmerkmale, AÜ-Vertrags-Rücklauf) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Reiseende) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Bonitätshistorie der Kunden (KSV-Beurteilung, Zahlweise) | 5 Jahre ab Belegdatum |
| Kunden-Exposure (Stand des täglichen Finanz-Radar-Laufs) | 1 Monat ab Stichtag |
| Lieferanten (Überlasser) | |
| Überlasser (Lieferanten beim Zukauf) inkl. Kontaktperson | Für die Dauer der Geschäftsbeziehung; danach bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrung Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (abrechnungsrelevante Stammdaten) |
| Sonstige Adressen (Lieferanten, Steuerberater, Lohnbüro, Sozialversicherung, Bank, Kursanbieter) | 3 Jahre ab letzter Änderung |
| Quartiere (Unterkünfte) inkl. Kontakt und Konditionen | Für die Dauer der Geschäftsbeziehung mit der Unterkunft; danach Prüfung im Rahmen des Löschkonzepts |
| Quartier-Ansprechpartner (Vermieter:in, Rezeption, Hausmeister) | 3 Jahre ab letzter Änderung |
| Benutzer:innen der Anwendung | |
| Lohn-Buchungslisten (Kopf: Nummer, Zeitraum, Summen, Status gebucht) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Rückwirkende KV-Erhöhungen (Vorgänge: Tarifversion, Prozentsätze, Summen, Monatsübersicht) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Erfassung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug zu Lohnkonto und Rechnungen) |
| Checkliste und Mängel der Arbeitsplatzbegehungen | 7 Jahre Gesetzliche Aufbewahrung: ASchG-Dokumentation der Arbeitsplatzbegehung (Vorschlag: 7 Jahre) |
| API-Zugänge (Tokens der REST-API) | Bis zur Löschung durch den Mandanten bzw. mit dem Mandanten; widerrufene und abgelaufene Tokens werden im Löschkonzept geprüft; die Benutzer-Referenz entfällt mit dem Benutzerkonto |
| Webhooks (Benachrichtigung angebundener Programme) | Bis zur Löschung des Webhooks bzw. mit dem Mandanten; die Benutzer-Referenz entfällt mit dem Benutzerkonto |
| Telefonie-Integration: Anrufmetadaten (Zeit, Richtung, Dauer, erkannte Person) | 3 Monate ab Erfassung |
| Telefonie-Integration: eigene Einstellungen und Zustimmung der Benutzer:in | Bis zum Widerruf bzw. bis zur Löschung des Benutzerkontos oder des Mandanten Gesetzliche Aufbewahrung: Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), solange die Einstellung gilt; entfällt mit dem Widerruf, dem Benutzerkonto bzw. dem Mandanten (Cascade) |
| Telefonie-Integration: Mandanteneinstellungen (AVV- und Betriebsvereinbarungs-Nachweis) | Solange die Integration genutzt wird; entfällt mit der Löschung des Mandanten Gesetzliche Aufbewahrung: Nachweis der Auftragsverarbeitung und der Betriebsvereinbarung (Art. 28, Art. 5 Abs. 2 DSGVO), solange die Integration genutzt wird |
| Zuweisungsregeln für Bewerbungen | Bis die Regel gelöscht wird; ausgeschiedene Benutzer:innen werden bei der Zuweisung übersprungen |
| Kassen-Tagesabschlüsse | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Benutzerkonten (Backoffice) | Für die Dauer des Benutzerkontos; Löschung durch den Admin beim Ausscheiden |
| Einrichtungslinks des ersten Admins (Passwort festlegen) | 3 Monate ab Ablauf des Zugangs |
| Ausgeblendete Plattform-Ankündigungen je Benutzer | Gelöscht mit dem Benutzerkonto bzw. der Ankündigung (Fremdschlüssel) |
| Persönliche Einstellungen der Benutzer:innen | Für die Dauer des Benutzerkontos; Löschung mit dem Benutzerkonto |
| Mandantenzuordnung der Benutzer:innen | Gemeinsam mit dem zugehörigen Personendatensatz |
| Export-Protokoll (Listen-Exporte) | 1 Jahr ab Erfassung |
| Kunden-Berechtigungen der Benutzer:innen (Datenzugriff „ausgewählte“) | Für die Dauer des Benutzerkontos bzw. der Zuordnung; Löschung mit dem Benutzerkonto oder dem Kunden |
| Freigabe von Kunden für weitere Standorte | Bis zur Rücknahme der Freigabe bzw. Löschung von Kunde oder Standort; die Referenz auf die freigebende Person wird mit ihrem Benutzerkonto geleert |
| Freigabe sonstiger Adressen für weitere Standorte | Bis zur Rücknahme der Freigabe bzw. Löschung von Adresse oder Standort; die Referenz auf die freigebende Person wird mit ihrem Benutzerkonto geleert |
| Vier-Augen-Freigaben (Marge, Gutschrift, Storno) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: Entscheidung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre (Nachweis zu Gutschriften und Stornos); offene Anfragen 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Anlage |
| IKS-Wächter: Befunde des internen Kontrollsystems | 1 Jahr ab Stichtag |
| Prüfungs-Cockpit: befristete Prüfer-Zugänge (externe Prüfer:innen) | 3 Jahre ab Ablauf des Zugangs |
| Prüfungs-Cockpit: Zugriffsprotokoll des Prüfer-Raums | 3 Jahre ab Erfassung |
| Sitzungen (Login-Sessions) | Bis zum Ablauf der Sitzung (automatische Bereinigung) |
| Sicherheitsspeicher (Fehlversuch-Sperren, Drosseln, Wiederholschutz, Versand-Entprellung) | Bis zum Ablauf des jeweiligen Eintrags (je nach Zweck 1 Minute bis 370 Tage, z. B. Fehlversuch-Sperre 10 Minuten, Monatssummen-Hinweis 90 Tage, Geburtstagsgruß 370 Tage); abgelaufene Einträge löscht ein täglicher Aufräumlauf endgültig |
| Passwort-Zurücksetzen | 60 Minuten Gültigkeit, danach ungültig und bereinigt |
| Änderungsprotokoll (Audit-Log) | Protokolleintrag gemeinsam mit dem protokollierten Datensatz bzw. bis zum Ende seiner Aufbewahrung; die darin gespeicherte IP-Adresse und Browserkennung werden nach 90 Tagen automatisch (täglich) anonymisiert, der Eintrag selbst bleibt |
| Aktivitätsprotokoll | 1 Jahr ab Erfassung |
| Hintergrund-Warteschlange (Jobs) | Bis zur Ausführung der Aufgabe (automatisch entfernt) |
| Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben | 1 Monat ab Stichtag |
| In-App-Benachrichtigungen | Bis zur Löschung durch die empfangende Person bzw. mit dem Benutzerkonto |
| Historie der Paket- und Kontingentänderungen | Für die Dauer des Vertragsverhältnisses; die Benutzer-Referenz entfällt mit dem Benutzerkonto |
| Protokoll der Kommunikationskanäle (Metadaten) | 6 Monate ab Erfassung |
| Stellenanzeigen-Versionen | Gemeinsam mit der Bedarfsposition (Löschung der Stelle kaskadiert); die Benutzer-Referenz entfällt beim Löschen des Benutzers |
| KI-Protokoll (nur Metadaten) | 1 Jahr ab Erfassung |
| Standort-Zuordnung der Benutzer:innen | Für die Dauer des Benutzerkontos bzw. der Standort-Zuordnung |
| Einsatzleiter-Historie je Einsatz | Wie der zugehörige Einsatz: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Einsatzendes; Löschung gemeinsam mit dem Einsatz Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (als Teil der Einsatz-/Abrechnungsunterlagen) |
| Kennzahl-Ziele (Insights, Budget) | 7 Jahre ab letzter Änderung |
| Zuschlagstypen (Kalkulations- und DB-Hilfsdaten) | 7 Jahre ab letzter Änderung |
| Kalkulationen (Vorkalkulation Deckungsbeitrag) | 7 Jahre ab letzter Änderung |
| Report-Abos (zeitgesteuerte Berichte) | Bis zur Löschung des Abos bzw. zusammen mit dem Benutzerkonto |
| Empfänger:innen von Team-Report-Abos | Bis zur Änderung bzw. Löschung des Abos oder zusammen mit dem Benutzerkonto |
| Berichtsdateien der Report-Abos | 1 Monat ab Erfassung |
| Kennzahl-Snapshots (eingefrorene Monatswerte, Stand Monatsabschluss) | 7 Jahre ab Erfassung |
| Budgetplanung (Plan und Forecast) | 7 Jahre ab letzter Änderung |
| Ist-Kosten der DB-Stufenrechnung (Saldenlisten-Import) | 7 Jahre ab letzter Änderung |
| Protokoll der Saldenlisten-Importe | 7 Jahre ab letzter Änderung |
| Referenzzuschläge nach KV AÜ (§ 10 AÜG, versionierte Parameter) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (lohnrelevanter Parameter) |
| Abgaben- und Umsatzsteuersätze (versionierte Parameter) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Grundlage der Lohn-/Rechnungsberechnung) |
| Lohnsteuer-Tarife (versionierte Parameter, Bestätigung durch die Steuerberatung) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Grundlage der Lohnberechnung) |
| Betriebsvereinbarungen der Beschäftiger (§ 10 AÜG, versioniert) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Grundlage der Lohn-/Rechnungsberechnung) |
| KV-Tarife Gewerbe (versionierte Parameter) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Grundlage der Lohn-/Rechnungsberechnung) |
| Kalkulationsparameter (versioniert) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Grundlage der Lohn-/Rechnungsberechnung) |
| Versionierte Mandanten-Parameter (Sätze, Fristen, Einstellungen) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Grundlage der Lohn-/Rechnungsberechnung) |
| Lohnarten-Katalog (Konfiguration) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Grundlage der Lohn-/Rechnungsberechnung) |
| Zulagen und Taggelder (versionierte Parameter) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Grundlage der Lohn-/Rechnungsberechnung) |
| Mandanten-Stammdaten und Einstellungen | Für die Dauer des Mandantenvertrags; danach nach dem Löschkonzept des Betreibers |
| Gespeicherte Suchkriterien (Skill-Suche, Suchagent) | 6 Monate ab Stichtag |
| Gespeicherte Listenansichten (Filter, Spalten, Sortierung) | Für die Dauer des Benutzerkontos; Löschung mit dem Benutzerkonto bzw. durch die Person (geteilte Ansichten auch durch Admins) |
| Serienversand (Serien-E-Mail/-SMS, Versandlauf) | 1 Jahr ab Erfassung |
| Kampagnen (Name, Ziel, Zeitraum, Zielgruppen-Kriterien, Kanal, Status) | 2 Jahre ab Stichtag |
| Datenexporte des Mandanten (ZIP mit allen Daten und Dokumenten, Self-Export) | 3 Monate ab Stichtag |
| Übersetzungen der Einsatzort-Steckbriefe (KI-Vorschlag oder manuell, Freigabe durch das Büro) | Wie der zugehörige Steckbrief (wird mit ihm gelöscht) |
| Plausibilitätsprüfung: Prüfläufe je Monat (Prüfprotokoll-Akte) | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Bezug: letzte Änderung) Gesetzliche Aufbewahrung: § 132 BAO: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (Prüfprotokoll als Beleg zum Monatsabschluss) |
| Support-Zugriffe (Anlass, Zeitraum, Support-Konto) | Für die Dauer des Vertragsverhältnisses (Nachweis); die Referenz auf das Support-Konto entfällt mit dem Konto |
| Support-Anfragen an den Plattform-Betreiber (Tickets) | 2 Jahre nach Schließung des Tickets, nie geschlossene Tickets spätestens 3 Jahre nach der letzten Änderung (model:prune, täglich; gelöste Tickets ohne Rückmeldung schließen nach 7 Tagen); mit dem Mandanten sofort |
| Gelesene Neuigkeiten je Benutzer:in | Gelöscht mit dem Benutzerkonto bzw. der Neuigkeit (Fremdschlüssel) |
| Ideen für die Weiterentwicklung der Software (Ideen-Board) | Beim Löschen des Benutzerkontos bzw. des Mandanten wird die Referenz geleert und die Idee bleibt ohne Personenbezug bestehen; nicht öffentliche Ideen ohne Mandant verwirft model:prune nach der konfigurierten Frist (plattform.feedback.verwaiste_ideen_tage, Standard 30 Tage) |
| Stimmen zu Ideen (eine Stimme je Benutzer:in und Idee) | Gelöscht mit dem Benutzerkonto, dem Mandanten bzw. der Idee (Fremdschlüssel); jederzeit selbst zurückziehbar |
| Kommentare zu Ideen | Gelöscht mit dem Benutzerkonto, dem Mandanten bzw. der Idee (Fremdschlüssel) |
| Mitteilungen (News) für Team, Mitarbeiter-WebApp und Kundenportal | Bis zur Löschung durch den Mandanten; die Referenz auf die verfassende Person wird mit ihrem Benutzerkonto geleert |
| Unterschrifts- und Stempelgrafiken für erzeugte Dokumente | 1 Monat ab Stichtag |
| Wissensassistent: Richtlinien und Prozessdokumente (Workie+) | 1 Monat ab Stichtag |
| Tagescockpit: zurückgestellte Einträge (Verschieben) | 7 Tage ab Stichtag |
| KV-Lohntafel-Import per KI: Entwürfe mit Prüf- und Freigabenachweis | 3 Jahre ab letzter Änderung |
| Passkeys (Anmeldung mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN) | Bis zum Entfernen durch die Person bzw. bis zum Entzug des Zugangs oder zur Löschung des Kontos |
| Anmeldeprotokoll (Login-Schutz) | 3 Monate ab Erfassung |
| Unterweisungsinhalte (versioniert, mehrsprachig) mit Verständnisfragen | Solange Unterweisungsnachweise auf die Fassung verweisen; freigegebene Fassungen sind unveränderlich, Entwürfe löschen Admins jederzeit; gelöscht mit dem Mandanten |
| Präsenzsitzungen einer Unterweisung (QR-Code, Anwesenheit) | Gemeinsam mit der zugehörigen Gruppen-Unterweisung (Nachweis nach § 14 ASchG); keine eigene Löschung, gelöscht mit dem Mandanten |
Bewerber:innen: Mit ausdrücklicher Einwilligung in die Aufnahme in den Talentpool werden die Bewerbungsdaten bis zum Ende der Einwilligung gespeichert (höchstens 36 Monate). Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar; danach werden die Daten anonymisiert, sobald eine gesetzliche Aufbewahrung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens abgelaufen ist.
Ergänzend zu Abschnitt 11 kann bei folgenden Verarbeitungen eine Übermittlung in ein Drittland erfolgen:
- Push-Benachrichtigungen (Mitarbeiter-WebApp und Kundenportal): Möglich: Push-Dienste der Browser-Hersteller, ggf. außerhalb der EU (z. B. Google FCM, USA; Angemessenheitsbeschluss EU-US Data Privacy Framework). Übermittelt werden nur Endpunkt und Zustellmetadaten, der Inhalt ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt; Aktivierung nur durch die Person selbst.
- Kartenansicht: Abruf von Kartenkacheln (optional): Abhängig vom Kachel-Anbieter: Standard OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich, Angemessenheitsbeschluss) mit CDN-Auslieferung; ohne Drittlandbezug nur mit eigenem Kachel-Server in der EU (GEO_TILE_URL)
13.2 Optionale Verarbeitungen sind standardmäßig ausgeschaltet
Optionale Verarbeitungen – KI-Assistenz, SMS, Verarbeitung eingehender E-Mails sowie GPS-/Standorterfassung – sind für jeden Kunden standardmäßig ausgeschaltet (Datenschutz durch Voreinstellung, Art. 25 DSGVO). Sie werden erst durch einen Administrator des jeweiligen Kunden aktiviert; ist ein Auftragsverarbeiter beteiligt, erst nach dokumentierter Bestätigung des Auftragsverarbeitungsvertrags. Gesundheitsfelder (Art. 9 DSGVO) sind technisch von der KI und von sonstigen externen Diensten ausgeschlossen; Chat-Nachrichten und Einsatzkanal-Mitteilungen prüft vor der automatischen Übersetzung zusätzlich eine Stichwortliste (Abschnitt 18.1).
14. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Soweit Sie mit uns ein Vertrags- bzw. Nutzungsverhältnis eingehen, ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten (z.B. zur Anlage und Verwaltung eines Benutzerkontos) für den Abschluss und die Durchführung erforderlich. Ohne diese Daten können wir die Anwendung nicht oder nur eingeschränkt bereitstellen; ein Vertragsabschluss wäre in diesem Fall nicht möglich.
Im Übrigen ist die Bereitstellung von Daten – etwa bei einer freiwilligen Kontaktaufnahme – weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung besteht, weisen wir hierauf gesondert hin. Für die von Kunden eingegebenen Personaldaten der überlassenen Arbeitskräfte richtet sich eine etwaige Bereitstellungspflicht nach dem Verhältnis zwischen der betroffenen Person und dem jeweiligen Kunden als Verantwortlichem.
15. Datenschutzbeauftragter
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO nicht vorliegen. Unsere Kerntätigkeit besteht nicht in einer umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung von betroffenen Personen, und es findet keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zu eigenen Zwecken statt.
Für alle Datenschutzanliegen steht Ihnen der in Abschnitt 1 genannte Datenschutz-Kontakt unter hello@eagledesk.at zur Verfügung.
16. Ihre Betroffenenrechte
Nach der DSGVO stehen Ihnen als betroffener Person umfassende Rechte zu, die Sie uns gegenüber geltend machen können:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, einschließlich der Verarbeitungszwecke und Empfänger.
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.
- Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige Gründe entgegenstehen („Recht auf Vergessenwerden“).
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder übermitteln zu lassen.
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen Verarbeitungen einlegen, die auf berechtigten Interessen beruhen.
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an hello@eagledesk.at. Werden Ihre Daten von einem Personaldienstleister über die Anwendung EagleDesk verarbeitet, richten Sie Ihr Anliegen bitte an diesen als Verantwortlichen; wir unterstützen den Verantwortlichen bei der Erfüllung Ihrer Rechte.
17. Beschwerderecht
Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. In Österreich ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung / kein Profiling
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbarer Wirkung werden nicht allein auf Grundlage einer automatisierten Verarbeitung getroffen.
18.1 KI-Assistenz (optional)
Die Anwendung bietet optionale KI-Assistenzfunktionen (z. B. Auslesen von Stundenzetteln, Plausibilitätshinweise, Entwürfe für Stellenanzeigen, Übersetzungen). Sie sind standardmäßig ausgeschaltet und werden erst durch einen Administrator des jeweiligen Kunden aktiviert; bei Nutzung des externen Dienstes erst nach dokumentierter Bestätigung durch den Kunden, dass der Betreiber Google Cloud (Vertex AI, EU) als Unterauftragsverarbeiter im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags einsetzt.
- Verarbeitung ausschließlich in der EU: Entweder das Modell Claude über Google Cloud Vertex AI in der EU-Multiregion (Unterauftragsverarbeiter des Betreibers nach Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO) oder ein im eigenen Rechenzentrum in der EU betriebenes Modell. Keine Übermittlung in Drittländer; die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
- Keine automatisierten Entscheidungen (Art. 22 DSGVO): KI-Ergebnisse sind deutlich gekennzeichnete, unverbindliche Vorschläge. In die Fachdaten (etwa die Stundenliste) gelangt ein Vorschlag erst nach Prüfung und Bestätigung durch einen Menschen; bis dahin wird er nur als Vorschlag gespeichert (z. B. die ausgelesenen Werte eines Stundenzettels bis zur Prüfung). Automatische Übersetzungen von Chat-Nachrichten und Einsatzkanal-Mitteilungen werden als KI-Text gekennzeichnet gespeichert und angezeigt; maßgeblich bleibt das Original. Vorschläge zu verworfenen Stundenzetteln werden 90 Tage nach dem Verwerfen gelöscht.
- Schutz besonderer Kategorien: Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) aus den dafür vorgesehenen Feldern, etwa Diagnosen, Krankenstandsgründe oder Arbeitsunfälle, sind technisch von der KI ausgeschlossen. Chat-Nachrichten und Einsatzkanal-Mitteilungen prüft vor der automatischen Übersetzung eine Stichwortliste; erkannte Gesundheitsangaben gehen nicht an die KI. Eine Stichwortliste erkennt nicht jede Formulierung; Gesundheitsangaben gehören daher nicht in Freitextfelder.
- Protokoll ohne Inhalte: Je Anfrage werden nur Metadaten protokolliert (Funktion, Dienst, Modell, Token-Anzahl, Dauer, Status, auslösende:r Benutzer:in) – nie Inhalte von Anfragen oder Antworten. Diese Protokolle werden nach 365 Tagen gelöscht.
- Transparenz (KI-Verordnung/AI Act): KI-erzeugte Vorschläge sind in der Oberfläche als solche gekennzeichnet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; soweit der Kunde die Anwendung als Verantwortlicher nutzt, dessen Weisung nach Art. 28 DSGVO.
19. Änderungen & Stand
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, an Änderungen unserer Dienste oder an neue technische Gegebenheiten anzupassen. Maßgeblich ist stets die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut zur Kenntnis zu nehmen.
Stand: Oktober 2026